Brasília, 23 de março de 2022.
Aos Superintendentes,
Gerentes Regionais e demais gestores dos Órgãos de Assistência Direta e Imediata da Diretoria Colegiada
Assunto: Atualização sobre os serviços de gestão documental do acervo arquivístico da ANM e fluxos de trabalho.
Referência: Caso responda este Ofício, indicar expressamente o Processo nº 48051.000758/2020-21.
Prezados,
Comunicamos que as empresas SOS Docs, DDA Tecnologia e PA Arquivos, vencedoras dos procedimentos licitatórios (Processo de Licitação SEI nº 48051.000758/2020-21), conforme adiantado no Ofício-Circular nº 31/2021/SG-ANM/ANM, continuam realizando testes de validação da integração com o SEI/ANM, cumprindo os requisitos técnicos do Termo de Referência, o que incorre em lentidão no início do fluxo de entrega de digitalizações. Por parte da ANM, estamos acompanhando a evolução dessa etapa e aplicaremos as sanções devidas, caso necessário.
Como acontece em todo gerenciamento de contratações, a ANM efetua, periodicamente, adequações aos cronogramas de acordo com as entregas efetuadas pelas empresas. No caso específico da empresa PA Arquivos, o NUGEP - Núcleo de Gestão Documental e Protocolo está, neste momento, efetuando tais ações de replanejamento.
Entende-se, entretanto, que a paralisação das movimentações de processos, se não interrompida, pode gerar atrasos e intercorrências na comunicação entre as Gerências Regionais e a Sede da ANM.
Desta forma, com o objetivo de não interromper as atividades, informamos que está autorizada a retomada do trâmite de processos físicos entre as unidades, incluindo a utilização de malote, com exceção das que tiveram a retirada de processos concluída.
Ressaltamos, contudo, que as unidades que necessitam de liberação de espaço físico com urgência, poderão encaminhar os processos normalmente.
Foram separadas, desta forma, Gerências Regionais cuja movimentação física de processos está sendo liberada neste momento. São as Gerências dos seguintes estados:
Distrito Federal;
Goiás;
Mato Grosso;
Tocantins;
Bahia;
Sergipe;
Alagoas;
Pernambuco;
Paraíba;
Rio Grande do Norte;
Ceará;
Maranhão;
Piauí; e
Pará / Amapá.
Ato contínuo, informamos que as unidades que tiveram seus processos totalmente retirados terão o malote cancelado a partir de 07/04/2022, devendo os encaminhamentos necessários serem feitos utilizando os cartões dos Correios, por meio de PAC/SEDEX.
Tal medida visa reduzir custos, pois a ANM é cobrada mesmo nos casos em que malotes não são utilizados, de acordo com o modelo de contratos dos Correios.
Complementarmente, informamos que as unidades que tiveram seus processos totalmente retirados e necessitarem solicitar urgência na digitalização de algum processo ou documento devem solicitar por meio da página:
https://anmbr.sharepoint.com/sites/TransformacaoDigital/SitePages/Prioriza%C3%A7%C3%A3o%20de%20Processos%20para%20Digitaliza%C3%A7%C3%A3o.aspx
Em caso de dúvidas, todas as Regionais possuem Fiscais Setoriais como pontos focais e os servidores do NUGEP também poderão ser consultados através principalmente do e-mail nugep@anm.gov.br.
Contamos com a compreensão e auxílio de todas as Gerências, Superintendências e Órgãos de Assistência Direta neste replanejamento temporário, visando o bom andamento dos trabalhos, especialmente durante as etapas iniciais de organização e retirada dos documentos, que serão executadas presencialmente em cada uma das Regionais da ANM e na Sede futuramente, conforme a disponibilidade das empresas.
Atenciosamente,
VICTOR HUGO FRONER BICCA
Diretor Geral da ANM
Publicado Internamente pela ANM em 24/03/2022
