Brasília, 25 de outubro de 2019.
Assunto: Criação de Unidades SEI!
Referência: Caso responda este Ofício, indicar expressamente o Processo nº 48051.003911/2019-38.
Tendo em vista o início do Processo Eletrônico na ANM, e o uso obrigatório do SEI por parte da área-fim, o NUGEP tem recebido demandas das regionais solicitando a criação de unidades SEI não existentes no Regimento Interno da ANM.
Sobre essas solicitações, gostaríamos de primeiro informar sobre os normativos a respeito:
XXVI - Unidade: designação genérica que corresponde a cada uma das divisões ou subdivisões da estrutura organizacional da ANM; [Resolução ANM nº 16/2019] UNIDADE: designação genérica que corresponde a cada uma das divisões ou subdivisões da estrutura organizacional da instituição; [Glossário Oficial SEI]
Art. 8º Compete à Superintendência de Administração e Finanças (SAF) a gestão do SEI.
Parágrafo único. A SAF deverá instituir por meio de Ordem de Serviço o Grupo Gestor do SEI, com as seguintes atribuições:
I - acompanhar a adequada utilização do SEI, zelando pela qualidade das informações nele contidas;
II - apoiar a promoção de capacitação, suporte técnico-operacional, elaboração de manuais, orientação aos usuários quanto à utilização do SEI, e legislação aplicável; e
III - propor revisões das normas afetas ao processo eletrônico. [Resolução ANM nº 16/2019]
Art. 15. O acesso ao SEI dar-se-á por meio dos seguintes perfis e funcionalidades:
I - Administrador Geral, responsável por criar, parametrizar, cadastrar e descadastrar:
a) as unidades administrativas; [Resolução ANM nº 16/2019]
Considerando que as Unidades SEI devem corresponder à estrutura organizacional da ANM, a necessidade de maior padronização no fluxo interno de tramitação de documentos, evitando que o SEI se torne um novo SICOP em termos de padronização, e também o princípio da impessoalidade da Administração Púbica, ficam estabelecidos os seguintes critérios em relação à criação de Unidades SEI, durante esse período de transição para o uso da área-fim:
Como regra geral, nenhuma Unidade SEI será criada sem a devida correspondência no Regimento Interno, a partir de pedidos individuais de setores, tanto da Sede como das Regionais;
Os únicos casos de Unidade SEI que poderão ser criadas fora da devida correspondência no Regimento Interno serão demandas que se justifiquem por um volume excessivo de processos e sejam demandas nacionais (mínimo de 10 solicitações por parte dos Gerentes das Unidades Regionais), além de ser condição necessária ser submetido e aprovado o pedido pela Superintendência responsável na Sede;
A criação da Unidade CAREAS (Controle de Áreas) obedeceu ao critério anterior, por ter sido uma demanda detectada nacionalmente e ter sido discutida e aprovada pela área responsável;
Qualquer Unidade SEI criada fora da estrutura do Regimento Interno deverá obrigatoriamente estar subordinada à outra Unidade existente no Regimento, para fins de controle de Chefia;
Após a criação e início dos trabalhos do Grupo Gestor do SEI, conforme previsto no art. 8º da Resolução ANM nº 16/2019, estes critérios poderão ser revistos e alterados, se for o caso.
Sem mais, agradecemos a colaboração de todos e nos colocamos a disposição para eventuais esclarecimentos.
Julio Cesar Mello Rodrigues
Superintendente de Administração e Finanças
Publicado Internamente pela ANM em 25/10/2019