Brasília, 29 de novembro de 2021.
Aos Superintendentes, Gerentes Regionais e demais gestores dos Órgãos de Assistência Direta e Imediata da Diretoria Colegiada
Assunto: Atualização sobre os serviços de gestão documental do acervo arquivístico da ANM.
Prezadas(os) Senhoras e Senhores,
A Diretoria Colegiada, ciente da relevância do assunto em tela, bem como observadas as tratativas mantidas com o Núcleo de Gestão Documental e Protocolo e consequente deliberação do assunto em sua 191ª Reunião Administrativa, vem por meio deste comunicar à Vossas Senhorias que as empresas SOS Docs, DDA Tecnologia e PA Arquivos, vencedoras dos procedimentos licitatórios (Processo de Licitação SEI nº 48051.000758/2020-21) assinaram os respectivos Contratos para execução dos serviços de gestão documental para o acervo em papel da ANM, de acordo com a seguinte tabela de referência:
| Contrato | Empresa | Grupos | Regionais | Acompanhamento da Execução |
| 01/2021* | PA Arquivos | 5, 7 e 8 | 5: BA, SE e AL | SEI nº 48051.000739/2021-85 |
| 7: CE, MA e PI | ||||
| 8: PA e AP | ||||
| 33/2021 | PA Arquivos | 4 e 6 | 4: DF, GO, MT e TO | SEI nº 48051.001833/2021-51 |
| 6: PE, PB e RN | ||||
| 34/2021 | DDA Tecnologia | 3 e 9 | 3: MG e ES | SEI nº 48051.001827/2021-02 |
| 9: AM, RO e RR | ||||
| 36/2021 | SOS Docs | 1 e 2 | 1: SC, RS e PR | SEI nº 48051.001831/2021-62 |
| 2: SP, RJ e MS |
*Este Contrato foi assinado em 12/01/2021, portanto está em fase mais avançada que os demais
Esclarecemos que as etapas previstas no Termo de Referência exigem um fluxo de trabalho com algumas etapas preparatórias, sendo a digitalização uma etapa posterior. Sendo assim, uma vez iniciado o processo de transferência ordenada, ou seja, a retirada dos processos da ANM para o endereço da empresa contratada, estes processos ficarão inacessíveis por até 45 dias (sendo em média por 30 dias), conforme combinado entre as partes.
Caso necessário, apenas em casos justificadamente urgentes, como para cumprimento de decisões judiciais, a ANM poderá solicitar o acesso a processos/documentos já transferidos antes desse prazo de 45 dias, sendo que nessas solicitações a empresa disponibilizará o acesso aos processos de forma alternativa, não sendo ainda a execução da digitalização prevista na contratação.
Para os processos que necessitem de exigências/análises de curto prazo, os mesmos deverão ser retidos e entregues à empresa apenas no final dos trabalhos para não incorrermos em atrasos em respostas de demandas urgentes.
Solicitamos um esforço para finalizar as juntadas pendentes de sua Unidade, já que as empresas não têm competência para fazê-lo. Para os casos de juntadas de processos que estão tramitando na Sede ou em outra Regional, solicitamos, igualmente, que enviem uma lista da totalidade dos processos nessa situação para o e-mail: nugep@anm.gov.br, para que se possa saber o quantitativo real de cada Unidade.
Por último, esclarecemos que é esperado que o início dos trabalhos seja um pouco mais lento até que tenhamos estabelecido um fluxo seguro para todas as partes envolvidas no projeto. No caso das digitalizações, por exemplo, dependerá de testes de validação da integração com o SEI/ANM para que possam entrar numa "linha de produção", cumprindo os requisitos técnicos do Termo de Referência.
Em caso de dúvidas, todas as Regionais possuem Fiscais Setoriais como pontos focais e os servidores do NUGEP também poderão ser consultados.
Contamos com a compreensão e auxílio dessa Gerência/Superintendência/órgão de assistência direta para o bom andamento dos trabalhos, especialmente durante as etapas iniciais de organização e retirada dos documentos, que serão executadas presencialmente em cada uma das Regionais da ANM e na Sede.
Atenciosamente,
(assinado digitalmente)
VICTOR HUGO FRONER BICCA
Diretor-Geral
Publicado Internamente pela ANM em 29/11/2021